Projektteam

Jedes Projektteam wird individuell zusammengestellt. Je nach Umfang des Budgets können die Teams größer oder kleiner ausfallen. Folgende Teammitglieder sollten/können im Projektteam anzutreffen sein. Immer anwesend ist der Projektleiter.

Projektleiter:

• In der Regel nur 1 Projektleiter

• Evtl. eigenständiges Projektsekretariat

• Abschluss einer Projektleitervereinbarung → Rechte und Pflichten des PL z.B. Budget, Entscheidungskompetenz, Zielvereinbarung

• Mitarbeit in Konzeptions- und Planungsphase des Projekts

• Strukturierung des Teams

• Beschaffung der Ressourcen

• Überwachung und Auswertung des Projekts

• Bildung von Projektgruppen für Lösung von Teilaufgaben → bei mehr als 5 Gruppen wird Gruppenkoordinator eingesetzt

• Klärung von

• Projektauftrag bzw. Stellenbeschreibung

• Projektziele und – aufgaben

• Befugnisse

• Verantwortung

• Einordnung in Unternehmensorganisation

• Anforderungen möglicher Probleme

Projektmanager:

• Verantwortung für Erreichung der Projektziele (Ziele müssen quantitativ und qualitativ präzise definiert werden → Im Zweifel muss er auf klare Vorgaben bestehen

• Projektplanung

• Projektsteuerung, z.B. Ressourceneinsatz, Mitarbeiter-Führung, Herbeiführung externer Entscheidungen, Prozesskoordination, Information, Kontaktpflege

• Projektmitarbeit

• Projektkontrolle

• Motivation der Mitarbeiter

• Information des Auftraggebers

• Überzeugung der Betroffenen

• Sollte sich nicht in Detailaufgaben verlieren

Kommunikationsmanager:

• Planung, Koordination und Steuerung operativer Aktivitäten der externen und internen Kommunikation

• Erarbeitung und Umsetzung von Kommunikationskonzepten

• Weiterentwicklung bestehender und Etablierung neuer Kommunikationsinstrumente/ -kanäle

• Redaktion, Recherche und Abstimmung von Texten, wie Pressemitteilungen, Blogbeiträge, usw.

• Sprachregelungen oder Mitarbeiterinformationen

• Vorbereitung u.a. von Präsentationen, Briefings, Reden für die Geschäftsführung und ggfs. deren Begleitung zu Veranstaltungen

• Konzeption, Organisation und inhaltliche Vorbereitung von Veranstaltungen wie Pressekonferenzen, Belegschaftsversammlungen oder Mitarbeiterevents

• Redaktionelle Betreuung der Social-Media Kanäle (Blog, Facebook, Twitter)

• Projekt- und Redaktionsleitung der Mitarbeiterzeitung

• Beantwortung von Presseanfragen

• Steuerung und Briefing von Agenturen und Dienstleistern

Gruppenkoordinator:

• Koordination der Projektarbeiten der einzelnen Gruppen im Hinblick auf Abstimmung und Definition von Schnittstellen (z.B. EDV)

• Reibungslose Übergabe von Arbeitsergebnissen sowohl an Projektleiter als auch an anderen Projektgruppen

• Unterstehen dem Projektleiter und Projektmanager disziplinarisch

Projektassistenz:

• Betrieb des Projektsekretariats

• Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz: Weiterleitung und Ablage von Mails/Briefen usw., Führen der Projektablage

• Vor- und Nachbereitung von Teambesprechungen

• Vereinbarung von Terminen

• Vertretung der Projektleitung bei Abwesenheit

• Expediting, d.h. Terminkontrolle bei Zulieferern

• allgemeine organisatorische Tätigkeiten, wie z.B. die Organisation von Dienstreisen und Schulungen für die Projektmitarbeiter

• Vorbereitung von Präsentationen über den Projektstand